کالای نزدیک انقضا: قبل از اینکه موجودی به ضایعات تبدیل شود
گزارش انبار می‌گوید از یک کالا به اندازه کافی موجودی دارید و کمبودی در کار نیست. ولی بخشی از همان موجودی چند هفته دیگر تاریخ مصرفش تمام می‌شود و هیچ گزارشی آن را جدا نشان نمی‌دهد. کالای نزدیک انقضا همین سرمایه‌ای است که هنوز در دفاتر کامل به حساب می‌آید، ولی اگر به‌موقع برایش تصمیم نگیرید، به ضایعات، مرجوعی یا فروش با تخفیف سنگین تبدیل می‌شود. این مطلب برای مدیرعامل، مدیر بازرگانی و مدیر انبار شرکت‌های پخش است: کالای نزدیک انقضا را چطور تعریف کنید، چطور زود ببینید و چه تصمیمی برایش بگیرید.
کالای نزدیک انقضا یعنی چه؟
کالای نزدیک انقضا یعنی موجودی‌ای که روزهای باقی‌مانده تا تاریخ انقضایش از حد مجاز شرکت شما کمتر شده است. این حد را خودتان باید بنویسید و برای همه کالاها یکی نیست:
- کالای با عمر کوتاه مثل لبنیات و برخی خوراکی‌ها: چند روز یا چند هفته هم مهم است
- کالای با عمر متوسط مثل بسیاری از کالاهای مصرفی: معمولاً چند ماه مانده تا انقضا ملاک است
- کالای با عمر بلند مثل برخی شوینده‌ها و کنسروها: خطر کمتر است، ولی اگر گردش کالا کند باشد، دیر یا زود به همین وضع می‌رسد
نکته اصلی این است که خیلی از فروشگاه‌ها کالایی را که عمر کمی از آن مانده، با رغبت نمی‌پذیرند. پس «کالای منقضی‌نشده» با «کالای قابل فروش» یکی نیست. حد مجاز را بر اساس رفتار واقعی مشتریان و قراردادهایتان تعیین کنید، نه فقط بر اساس تاریخ روی بسته.
چرا گزارش موجودی معمولی آن را نشان نمی‌دهد؟
گزارش موجودی معمولاً فقط جمع تعداد هر کالا را نشان می‌دهد. اگر یک کالا در مجموع خوب بفروشد، ممکن است یک سری ساخت (بچ) قدیمی‌اش ته قفسه بماند و دیده نشود، چون فروش روزانه از بچ تازه‌تر برداشته می‌شود.
به همین دلیل، کالای نزدیک انقضا با کالای مرده فرق دارد: کالای مرده اصلاً فروش نمی‌رود، ولی کالای نزدیک انقضا ممکن است پرفروش هم باشد و فقط یک بچ آن جا مانده باشد. گردش موجودی کل کالا هم این مشکل را پنهان می‌کند، چون میانگین همه بچ‌ها را با هم می‌سنجد.
چطور بسنجید؟
دو سنجه ساده کافی است. اعداد زیر فرضی‌اند و مال شرکت شما نیستند.
۱) ارزش موجودی به تفکیک روز مانده تا انقضا
موجودی هر کالا را به تفکیک بچ، در چند بازه بچینید؛ مثلاً بیش از ۹۰ روز، ۳۰ تا ۹۰ روز و کمتر از ۳۰ روز. این بازه‌ها را با حد مجاز خودتان تنظیم کنید. بعد ارزش ریالی هر بازه را جمع بزنید. وقتی سهم بازه‌های کوتاه بالا می‌رود، خطر ضایعات هم بالا رفته است.
۲) روزهای لازم برای فروش در برابر روزهای مانده تا انقضا
روزهای لازم برای فروش = موجودی آن بچ ÷ میانگین فروش روزانه آن کالا
اگر روزهای لازم برای فروش از روزهای مانده تا انقضا (منهای حد مجاز) بیشتر باشد، آن بچ با روند فعلی فروش به‌موقع تمام نمی‌شود.
یک مثال فرضی: از یک کالا ۶۰۰ کارتن در یک بچ دارید و میانگین فروش روزانه ۲۰ کارتن است؛ پس حدود ۳۰ روز لازم است تا این بچ تمام شود. این بچ ۴۲ روز تا انقضا دارد. اگر مشتریان این کالا را فقط تا ۲۱ روز مانده به انقضا بپذیرند، حدود ۹ روز کم می‌آورید؛ یعنی نزدیک ۱۸۰ کارتن در خطر است، مگر اینکه همین امروز برایش تصمیم بگیرید.
اول‌انقضا، اول‌خروج (FEFO) به‌جای FIFO
بسیاری از انبارها با قاعده «اولین ورودی، اولین خروجی» (FIFO) کار می‌کنند. برای کالای تاریخ‌دار، قاعده بهتر FEFO است: «اولین انقضا، اولین خروجی». یعنی هنگام جمع‌آوری سفارش، بچی که زودتر منقضی می‌شود زودتر برداشته شود، حتی اگر دیرتر وارد انبار شده باشد.
FEFO فقط وقتی کار می‌کند که شماره بچ و تاریخ انقضا موقع رسید کالا ثبت شده باشد. اگر این داده ثبت نشود، نه گزارش درستی دارید و نه انباردار می‌داند کدام کارتن را اول بردارد. همین‌جا معمولاً مغایرت انبار هم پیدا می‌شود: سیستم می‌گوید کالا هست، ولی بچی که روی قفسه است همان بچ ثبت‌شده نیست.
نشانه‌های هشدار
این نشانه‌ها معمولاً زودتر از ضایعات دیده می‌شوند:
- سهم ارزش موجودی در بازه‌های کوتاه انقضا ماه به ماه بالا می‌رود
- خرید تازه از کالایی انجام می‌شود که هنوز بچ قدیمی‌اش تمام نشده است
- ویزیتورها از مرجوعی یا نپذیرفتن کالا به خاطر تاریخ گزارش می‌دهند
- برای تمام کردن موجودی، تخفیف‌های دقیقه‌نودی بیشتر شده است
- تاریخ انقضا برای بخشی از کالاها اصلاً در سیستم ثبت نشده است
اقدام‌های عملی
برای کالای نزدیک انقضا، تصمیم دیر همیشه گران‌تر از تصمیم زود است:
- فهرست هفتگی خطر: هر هفته بچ‌هایی را که روزهای لازم برای فروششان از روزهای مانده بیشتر است، با ارزش ریالی‌شان فهرست کنید
- هدایت به مسیر پرفروش: بچ پرخطر را به مسیرها یا مشتریانی بفرستید که آن کالا را سریع‌تر می‌فروشند
- توقف خرید تکراری: تا وقتی بچ قدیمی تمام نشده، خرید همان کالا را با موجودی اطمینان و پیش‌بینی فروش بازبینی کنید
- مذاکره زودهنگام با تأمین‌کننده: اگر قرارداد شما امکان مرجوعی یا تعویض دارد، چند هفته زودتر اقدام کنید، نه وقتی کالا منقضی شده است
- تخفیف هدفمند، نه عمومی: اگر تخفیف لازم است، فقط روی همان بچ و با دیدن اثرش بر حاشیه بدهید تا تخفیف پنهان نسازید
- یک مسئول مشخص: معلوم کنید چه کسی فهرست هفتگی را می‌بیند و چه کسی تصمیم نهایی را می‌گیرد
اشتباه رایج: دیدن انقضا فقط در روز آخر
در خیلی از شرکت‌ها، کالای نزدیک انقضا وقتی دیده می‌شود که انباردار آن را کنار می‌گذارد یا فروشگاه پسش می‌فرستد. آن موقع دیگر بیشتر راه‌ها بسته شده است. اگر بازه خطر را چند هفته جلوتر تعریف کنید، هنوز می‌توانید کالا را جابه‌جا کنید، بفروشید یا با تأمین‌کننده توافق کنید.
نقش ابزار
نسخه اول این گزارش را می‌شود با خروجی موجودی به تفکیک بچ، فروش ۳۰ روز اخیر و یک برگه اکسل ساخت. وقتی ریتم جا افتاد، بهتر است این نما کنار گزارش فروش و انبار دیده شود؛ برای کنار هم دیدن این داده‌ها، ابزارهای داشبورد مدیریتی مثل LumexBI هم وجود دارند. ولی هر گزارش انقضایی فقط وقتی معنی دارد که شماره بچ و تاریخ انقضا موقع رسید کالا درست ثبت شده باشد.
جمع‌بندی برای مدیر
کالای نزدیک انقضا سرمایه‌ای است که در گزارش موجودی سالم به نظر می‌رسد، ولی زمانش محدود است. موجودی را به تفکیک بچ و روز مانده تا انقضا ببینید، روزهای لازم برای فروش را با روزهای مانده مقایسه کنید، و FEFO را جایگزین FIFO کنید.
همین هفته: فهرست کالاهای تاریخ‌دار را با شماره بچ و تاریخ انقضا خروجی بگیرید، برای هر بچ روزهای لازم برای فروش را حساب کنید و بچ‌هایی را که به‌موقع تمام نمی‌شوند، با ارزش ریالی‌شان علامت بزنید. همان روز برای هر کدام یک تصمیم و یک مسئول تعیین کنید.